DATABASE

A.   Pengertian Database

Istilah “database” berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai database komputer. Catatan yang mirip dengan database sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Database (basis data) adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk data untuk menginformasikan satu perusahaan dan instansi. Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan atau dihubungkan dengan file yang lainnya, berarti file tersebut bukanlah kelompok dari satu database, melainkan membentuk satu database sendiri. Database juga merupakan landasan bagi pembuatan dan pengembangan program aplikasi. Oleh sebab itu, database harus dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan program lebih mudah dan cepat.

Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Databse terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Beberapa Definisi tentang Database :

1.      Menurut Gordon C. Everest :

Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi / shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.

2.      Menurut C.J. Date :

Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi.

·        Data input adalah data yang masuk dari luar sistem

·        Data output adalah data yang dihasilkan sistem

·        Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem

3.      Menurut Toni Fabbri :

Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.

4.      Menurut S. Attre :

Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.

Definisi Dasar Struktur Database :

·        Data: Sekumpulan fakta mengenai objek tertentu, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan angka, huruf, gambar, film, suara dan sebagainya yang relevan dan belum mempunyai arti.

·        Informasi: Hasil pengolahan data yang konkrit dan sudah mempunyai arti untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

·        Tabel: Merupakan hal yang paling mendasar dalam hal penyimpanan data yang terdiri dari field dan record.

·        Field (kolom): Merupakan elemen dari tabel yang berisikan informasi tertentu yang spesifik tentang subjudul tabel pada sebuah item data.

Syarat-syarat pembentukan Field Name pada tabel:

a)      Harus Unik atau Spesifik

b)      Boleh disingkat

c)      Pemisah sebagai pengganti spasi dalam pembentuk field adalah tanda lambang "_"

Contoh: Kode Barang menjadi KdBarang, KodeBrg, Kd_Brg, Kd_Barang.

·        Record (baris): Sekumpulan data yang saling berkaitan tentang sebuah subjek tertentu, misalnya data seorang siswa akan disimpan dalam record yang terdiri dari beberapa kolom / field.

Sifat-sifat Database :

·        Internal:  Kesatuan (integritas) dari file-file yang terlibat.

·        Terbagi/share:  Elemen-elemen database dapat dibagikan pada para user baik secara sendiri-sendiri maupun secara serentak dan pada waktu yang sama (Concurrent sharing).

B.   Perangkat Untuk Membuat Database

Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu yang biasa kita sebut dengan software (perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) database disebut Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan kedalam bahasa indonesia berarti “Sistem Manajemen Basis Data”.

 

C.   Tipe Database

Terdapat 12 tipe database, antara lain:

1.      Operational database: Database ini menyimpan data rinci yang diperlukan untuk mendukung operasi dari seluruh organisasi. Mereka juga disebut subject- area databases (SADB), transaksi database, dan produksi database. Contoh: database pelanggan, database pribadi, database inventaris, akuntansi database.

2.      Analytical database: Database ini menyimpan data dan informasi yang diambil dari operasional yang dipilih dan eksternal database. Mereka terdiri dari data dan informasi yang dirangkum paling dibutuhkan oleh sebuah organisasi manajemen dan End-user lainnya. Beberapa orang menyebut analitis multidimensi database sebagai database, manajemen database, atau informasi database.

3.      Data warehouse: Sebuah data warehouse menyimpan data dari saat ini dan tahun- tahun sebelumnya - data yang diambil dari berbagai database operasional dari sebuah organisasi.

4.      Distributed database: Ini adalah database-kelompok kerja lokal dan departemen di kantor regional, kantor cabang, pabrik-pabrik dan lokasi kerja lainnya. Database ini dapat mencakup kedua segmen yaitu operasional dan user database, serta data yang dihasilkan dan digunakan hanya pada pengguna situs sendiri.

5.      End-user database: Database ini terdiri dari berbagai file data yang dikembangkan oleh end-user di workstation mereka. Contoh dari ini adalah koleksi dokumen dalam spreadsheet, word processing dan bahkan download file.

6.      External database: Database ini menyediakan akses ke eksternal, data milik pribadi online - tersedia untuk biaya kepada pengguna akhir dan organisasi dari layanan komersial. Akses ke kekayaan informasi dari database eksternal yang tersedia untuk biaya dari layanan online komersial dan dengan atau tanpa biaya dari banyak sumber di Internet.

7.      Hypermedia databases on the web: Ini adalah kumpulan dari halaman-halaman multimedia yang saling berhubungan di sebuah situs web. Mereka terdiri dari home page dan halaman hyperlink lain dari multimedia atau campuran media seperti teks, grafik, gambar foto, klip video, audio dll.

8.      Navigational database: Dalam navigasi database, queries menemukan benda terutama dengan mengikuti referensi dari objek lain.

9.      In-memory databases: Database di memori terutama bergantung pada memori utama untuk penyimpanan data komputer. Ini berbeda dengan sistem manajemen database yang menggunakan disk berbasis mekanisme penyimpanan. Database memori utama lebih cepat daripada dioptimalkan disk database sejak Optimasi algoritma internal menjadi lebih sederhana dan lebih sedikit CPU mengeksekusi instruksi.

10.  Document-oriented databases: Merupakan program komputer yang dirancang untuk aplikasi berorientasi dokumen. Sistem ini bisa diimplementasikan sebagai lapisan di atas sebuah database relasional atau objek database. Sebagai lawan dari database relasional, dokumen berbasis database tidak menyimpan data dalam tabel dengan ukuran seragam kolom untuk setiap record. Sebaliknya, mereka menyimpan setiap catatan sebagai dokumen yang memiliki karakteristik tertentu. Sejumlah bidang panjang apapun dapat ditambahkan ke dokumen. Bidang yang dapat juga berisi beberapa bagian data.

11.  Real-time databases Real-time: Database adalah sistem pengolahan dirancang untuk menangani beban kerja negara yang dapat berubah terus-menerus. Ini berbeda dari database tradisional yang mengandung data yang terus- menerus, sebagian besar tidak terpengaruh oleh waktu. Sebagai contoh, pasar saham berubah dengan cepat dan dinamis. Real-time processing berarti bahwa transaksi diproses cukup cepat bagi hasil untuk kembali dan bertindak segera. Real-time database yang berguna untuk akuntansi, perbankan, hukum, catatan medis, multi-media, kontrol proses, sistem reservasi, dan analisis data ilmiah.

12.  Relational Database: Database yang paling umum digunakan saat ini. Menggunakan meja untuk informasi struktur sehingga mudah untuk mencari.

D.   Model Database

Database mempunyai dua varian model, yaitu model Post-relational database dan model Object database.

1.      Post-relational database models

Sebuah produk yang menawarkan model data yang lebih umum dari model relasional dan dikenal sebagai post-relational. Model data dalam produk tersebut mencakup hubungan namun tidak dibatasi oleh Prinsip Informasi yang mana mewakili semua informasi dengan nilai-nilai data dalam kaitannya dengan hal itu.

2.      Object database models

Dalam beberapa tahun terakhir,[update], paradigma yang berorientasi pada obyek telah diterapkan dalam bidang-bidang seperti teknik dan spasial database, telekomunikasi dan ilmu pilmiah lainnya. Para konglomerasi pemrograman berorientasi objek dan teknologi database mengarah pada model pemrograman baru yang dikenal sebagai Object database.

E.   Tujuan Database

Setiap manajemen dalam merancang dan menyusun database harus mempunyai tujuan, yaitu:

1.      Membuat agar user mudah mendapatkan data.

2.      Menyediakan tempat penyimpanan data yang relevan.

3.      Menghapus data yang berlebihan.

4.      Melindungi data dari kerusakan fisik.

5.      Memungkinkan perkembangan lebih lanjut di dalam sistem database.

F.    Ciri-ciri Database

Adapun ciri-ciri database adalah:

1.      Sistem yang dapat menyimpan data ke dalam floppy disk atau harddisk.

2.      Sistem yang menganut pengolahan data untuk ditambah, diubah, atau dihapus dengan mudah dan terkontrol.

3.      Data terpisah dari program.

G.  Keuntungan Database

Adapun keuntungan database terhadap sistem pemrosesan adalah:

1.      Kemubajiran data terkurangi.

2.      Integritas data dapat selalu terjaga.

3.      Berbagai data dapat selalu dilakukan oleh setiap user.

4.      Penggunaan data lebih mudah.

5.      Konsistensi data dapat selalu terjaga.

H.   Manfaat Database

Adapun manfaat database adalah:

1.      Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.

2.      Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

3.      Mengatasi kerangkapan data (redundancy data).

4.      Menghindari terjadinya inkonsistensi data.

5.      Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.

6.      Menyusun format yang standar dari sebuah data.

7.      Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

8.      Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.

9.      Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

FUNGSI – FUNGSI DATA BASE

Microsoft Exel memiliki kelompok fungsi data base yang sederhana khusus di gunakan pada lingkungan data base atau pengolahaan data dalam daftar.Sepintas fungsi – funsi ini mirip dengan fungsi – fungsi stasistik biasa ,namun memiliki kegunaan  yang spesifik untuk menghitung data-data yang sesuai dengan jriteria tertentu yang di berikan.Dengan demikian fungsi-fungsi ini memiliki keistimewaan untuk melakukanb “operasi bersarat”sementara fungsi statistic  melakukan operasi secara umum terhadap sauatu rage.Fungsi-fungsi ini kadang disebut sebagai “d Function”atau “Funsi D “.

Istilah Database dan Daftar (list)

Excel relase 4 ke bawah mengunakan istilah database untuk menyebutkan susunan data dengan aturan tertentu.sedangkan sejenak excel 5 keatas istilah itu diganti menjadi daftar (list).Sungghpun terjadi perubahan istilah,namun sebenarnya  secara prinsip sama saja.

Perbedaannya hanya pada daftar (list),telah dikembangkan cara query atau pencarian data yang lebih mudah dan otomatis dengan menggunakan auto Filter dan Advanced Filter.

Seluruh fungsi database memiliki argument yang sama,yaitu :

Database                    Adalah range dari sel-sel yang membentuk suatu daftar atau

                                    Database,yaitu mulai dari judul kolom hingga record atau

                                    Baris terakhir dalam daftar atau database..

Field                            Untuk menyatakan filed (kolom) mana yang akan dicari nilai

                                    Rata-ratanya .Untuk menyebutkan field,Anda cukup

                                    Menuliskan judul kolom dengan diapit tanda petik(double

                                    Quation mark).Selain menuliskan judul kolom.Anda juga

                                    Dapat menuliskan nomor kolom yang ke berapa bila di hitung

                                    Dari sebelah kiri.Misalnya kolom A = nomor 1,B = nomor 2,

                                    F = nomor 5 demilian seterusnya.

Criteria                       Menetapkan kriteria range yang akan di gunakan  oleh fungsi

                                    Untuk memilih record-record yang di gunakan unutk melakukan

                                    Perhitungan.

FUNGSI DAVERAGE

            Fungsi ini di gaunakan untuk mencari nilai rata-rata sekumpulan data dalam daftar hanya yang sesuai dengan kriteria yang dikehendaki .Berbeda dengan fungsi AVERAGE, dimana fungsi ini akan menghitung nilai rata-rata seluruh range yang di sebutkan dalam argumen.

Bentuk Penulisan :

            = DEVERANGE ( database,field,criteria)

FUNGSI  DCOUNT

            Menghasilkan jumlah sel yang memuat data numerik dari sekumpulan data dalam sebuah daftar atau database yang memenuhi kriteia.Apa bila DCOUNT di gunakan pada range yang berisi bukan numerik,akan ditambpilkan hasil 0 (nol) karena diangap tidak ada data numeriknya.

            Pada fungsi ini,argument Field dapat diabaikan (Tidak di tulis),Bila argumen tersebut tidak di tulils,maka seluruh sel dalam daftar yang memenuhi kriteria akan di hitunng,sedangkan bila hanya field tertentu yang akan di hitung makan sebutkan nama fieldnya.

Bentuk penulisan :

            =DCOUNT ( database,field,creteria)

FUNSI DCOUNTA

Untuk menghitung sel-sel yang tidak kosong dalam kolom atau daftar yang menuhi kriteria yang di berikan .Bila fungsi DCOUNT hanya menghitung sel yang berisi data numerik,maka  fungsi DCOUNTA menghitung semua data baik numerik ,teks string,maupun formula.Sel yang berisi nilai 0 (nol) juga akan dihitung.

Bentuk penulisan

            = DCOUNTA (database ,field,criteia)

FUNGSI  DGET

Funsi ini digunakan untuk menampilkan sebuah data dari kelompok data yang sesuai dengan kriteia yang di tulis.

Bentuk penulisan :

            = DGET ( database,field,ceriteria)

 Catatan 

            Fungsi  ini hanya menampilkan data yang sifatnya unik,tunggal atau tidak

            Kembar serta sesuai dengan kreteria ytang diberikan .Apabila data yang dicari

            Ternyata bukan tunggal ,

            Maka fungsi ini akan menampilkan pesan kesalahan # NUM!.Jika data yang di

            Cari tidak terdapat pada filed yang ditunjuk,maka fungsi ini akan menapilkna

            Pesan kesalahan#VALUE!>

FUNGSI  DMAX

Menghasilkan data dengan nilai tertinggi dalam dafta yang sesai dengan kriteria yang diberikan.

Bentuk Penulisan :

            = DMAX (database,field,criteria)

FUNGSI DMIN

Menghasilkan data dengan nilai terndah dalam suatu daftar yang sesuai dengan kriteia yang di berikan.

Bentuk penulisan :

            = DMIN (database,fileld,criteria)

FUNSI DSTDECT

Menampilkan hasil perkalian sekelompok data yang memenuhi kriteia yang di berikan.

Bebtuk penulisan :

            = DPRODUCT (database,field,criteria)

FUNGSI DSTDEV

Untuk memperkirakan standar deviasi dari kelompok data yang memenuhi kriteia yang di berikan.

Bentuk penulisan :

            = DSTDEV(database,filed,criteira)

FUNGSI  DSTDEVP

Fungsi yang digunakan untuk menghitung standar deviasi populasi dari sekelompok data yang memenuhi kriteia.

Bentuk Penullisan :

            = DSTDEVP (database,field,criteria)

FUNGSI DSUM

Digunakan untuk menjumlahkan sekelompok data yang memenuhi kriteria

Bentuk penulisan :

            = DMAX (database,field,criteria)

FUNGSI DVAR

Fungsi ini berguna untuk mencari varian dari sekelompok data yang memenuhi kriteria.

Bentuk penulisan :

            = DVAR(database,field,criteria)

FUNGSI DVARP

Untuk mencari varian dari populasi sekelompok data yang memenuhi kriteria tertentu

Bentuk penulisan :

           

            =DVARP(database,field,criteri

 

Kesimpulan

Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Databse terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Jadi, mau apapun bidang dan ruang lingkupnya seperti ekonomi, manajemen, dan psikologi pastilah membutuhkan database ini yang dirasakan sangat bermanfaat. Contohnya saja jika dalam bidang psikologi dapat mencari nama mahasiswa psikologi dari nomor npm dan dapat mencari mata kuliah dari nomor kode mata kuliah. Sehingga para pengguna pun dengan mudah dan cepat dalam mencari informasi tersebut.